SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) – Ihr Alleskönner in punkto Unternehmensplanung und Finanzkonsolidierung

Mit „BPC Standard“ und „BPC Embedded“ bietet SAP zwei unterschiedliche EPM-Lösungen an, die sich vor allem hinsichtlich der User-Gruppe unterscheiden. Während BPC Standard für den Front-End-Anwender in der Fachabteilung konzipiert wurde, eignet sich SAP BPC Embedded vor allem für die IT-Abteilung zur Back-End-Erstellung individueller Planungs- und Konsolidierungslösungen. Zu beachten ist dabei, dass die Mainstream-Wartung für SAP BPC Standard offiziell am 31. Dezember 2022 enden wird.
Mit der neuesten Version mit dem Namen „SAP BPC 11.0 für BW/4HANA“ 11 findet gleichzeitig ein Umbruch statt. Während die ältere Version auf Microsoft-Technologie basiert und die Microsoft SQL Server Analysis Services zur Speicherung von Daten verwendet, setzt die neue Version auf ein Business-Intelligence-Paket von SAP (SAP BW), das gemeinsam mit der Datenbank SAP HANA eingesetzt wird. Außerdem wurden neue Werkzeuge zur Modellierung von Planungsapplikationen eingeführt.

SAP BPC Standard eignet sich insbesondere für Konsolidierungs- oder Planungslösungen mittelständischer Unternehmen, aber auch für Konzerne. Sie wurde speziell für Aufgaben im Finanzumfeld wie beispielsweise im Controlling & Accounting-Umfeld entwickelt. Die Verantwortung liegt hier normalerweise in der bzw. den einzelnen Fachabteilung/en und nicht in der IT-Abteilung. Hier kommen kompakte Datenmodelle mit komplexen Planungslayouts und Berichten zum Einsatz. Durch das Excel-Front-end ist die Lösung leicht zu bedienen. Konsolidierungsfunktionen für komplexere Vorhaben stehen für BPC Standard ebenfalls zur Verfügung. Die Funktionen im Überblick:

• Umfassende Funktionen zur Planung und Budgetierung, Konsolidierung sowie für Reporting – alles unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben
• Einfache Erstellung, Steuerung und Wartung von Planungsszenarien durch vordefinierte Business-Inhalte, ausgereifte Excel-Integration und einfach strukturiertem Web-Front-End
• Durchgängige Unterstützung von Top-down- und Bottom-up-Planung
• Ãœbersichtliche Planungsprozesse und -aufgaben mittels Work-Flow-Unterstützung und Status-Verfolgung
• Funktionen für die interne und externe Konzernberichtserstattung
• Vollständige Integration in die SAP NetWeaver-Plattform und damit Zugriff auf weitere Anwendungen wie SAP BW
• Voller Zugriff auf und damit einfache Ãœbernahme von Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP BW in SAP BPC
• Vereinfachte Zusammenarbeit und Erhöhung der Planungsqualität durch Kommentierungs- und Publishingwerkzeuge
• Funktionen für die Intercompany-Abstimmung sowie eine Abstimmung auf Rechnungsebene über SAP BusinessObjects Intercompany
• Kurze Implementierungszyklen und eine Beschleunigung der Planungsprojekte
• Integration in die Microsoft Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint)

SAP BPC Embedded eignet sich besonders für komplexe, bereichsübergreifende Planungslösungen. Während bei SAP BPC Standard Flexibilität und Governance im Vordergrund stehen, liegt bei SAP BPC Embedded das Hauptaugenmerk auf der Integration mit existierenden Business Warehouse (SAP BW)- oder S/4HANA-Datenmodellen: Dafür werden die nötigen Daten nicht mehr generell in die Planungsanwendung repliziert. Stattdessen können auch virtuelle Datenmodelle genutzt werden, welche dieselben Stamm- und Bewegungsdaten teilen. Technisch greift BPC Embedded dabei auf die bewährte SAP BW Integrated Planning-Technologie (BW-IP) zurück und erweitert diese um zusätzliche Funktionen, wie Workflow und Statusverwaltung. Somit vereint SAP BPC Embedded die Möglichkeiten von SAP BPC und SAP BW-IP mit denen von SAP HANA zu einer weitestgehend einheitlichen EPM-Suite. Deshalb erfordert SAP BPC Embedded die Nutzung einer SAP HANA Datenbank. In der Embedded-Umgebung wird das Datenmodell zentral durch die IT verwaltet. Cubes, Aggregationsebenen, Queries und Planungsfunktionen werden durch sie im Business Warehouse für die Verwendung in SAP BPC bereitgestellt. Dies ermöglicht eine optimale Datenintegration. Features des Embedded Models im Überblick:

• Hohe Performance und Integration dank stabiler Plattform (Business Warehouse) mit In-Memory Funktionalität (SAP HANA) – auch bei großen Datenmengen
• Verfügbarkeit von nativen HANA Funktionalitäten durch das Planning Application Kit
• Volle Integration ins SAP BW sowie enge SAP ERP-Integration
• Performante Datenverarbeitung durch Nutzung des SAP BW Datenmodells inkl. Extraktoren
• Nahezu nahtlose Anbindung an vor- und nachgelagerte Systeme
• Umfangreiche Prozessunterstützung durch Bereitstellung von Auditfunktionalitäten und Nutzung des Business Process Flows
• Möglichkeit zur Abbildung umfassender Simulationsszenarien
• Unterstützung zahlreicher, User-freundlicher Front-End-Tools wie Analysis for Office und Lumira 2.0
• Einbindung existierender BW-IP Planungsapplikationen ins SAP BPC
• Direkte Verwendbarkeit, da keine Migration der BW-IP-Komponenten notwendig ist
• Hohe Benutzerfreundlichkeit dank „State-of-the-Art User-Interface“

Eine erfolgreiche Implementierung von SAP BPC erfordert nicht nur das Engagement der IT-Abteilung, sondern auch das der Fachabteilungen. Erst die gemeinsamen Bemühungen ermöglichen die Ausrichtung der Anwendung an den Alltagsproblemen der Mitarbeiter und den damit verbundenen Projektzielen.
Deshalb ist es wichtig, Einblicke in verschiedene Fachbereiche zu erhalten. Dadurch gelingt die so wichtige Definition der benötigten Funktionalitäten. Diese müssen klar formuliert sein und eine umfassende Sichtbarkeit erforderter Finanzdaten und Analytics-Funktionen bieten. Das gelingt nur, wenn Sie Anwender aus verschiedenen Abteilungen, inklusive den Mitarbeitern aus Vertrieb, Beschaffung, Produktion und Personalwesen miteinbeziehen. Nur gemeinsam können sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Geschäftsprozesse ausreichend definiert sind und im BPC-Projekt umgesetzt werden.
Lassen Sie einige Daten auch an Ort und Stelle. Zu viele Unternehmen machen den Fehler und unterziehen ihre Daten strengen und oft schmerzhaften ETL-Prozessen (Extract, Transform, Load), um die Daten aus dem alten System auf das neue BPC-System zu migrieren. Dieses Problem wird noch dadurch verschärft, dass S/4HANA enorme Datenmengen schnell verarbeiten kann. Doch das erhöht den Ressourcen-, Zeit- und Kostenaufwand, um die Daten im neuen System zur Verfügung zu haben. Belassen Sie die vorhandenen Daten lieber im alten System und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie diese lesen und analysieren können, um die benötigten finanziellen Einblicke zu erhalten.
Halten Sie sich auch immer vor Augen, dass Sie keine Daten analysieren können, die Sie nicht haben. Setzen sie deshalb keine falschen Hoffnungen in SAP BPC. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel nur tägliche Produktionszahlen aufzeichnet, können Sie keine Einblicke in Produktionszahlen für eine Acht-Stunden-Schicht sowie damit verbundene Produktionsausfälle zu bekommen. Die dafür erforderliche Datengranularität ist in diesem Fall einfach nicht vorhanden. Die Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und die Fokussierung auf das Change-Management kann erheblich dazu beitragen, diese Herausforderung zu meistern.

Eine Einführung ohne Unterstützung des Managements ist bei der Einführung von SAP BPC dringend erforderlich. Wenn eine Abteilung die Lösung im Alleingang einführt, mangelt es an Akzeptanz durch andere Fachabteilungen. Deshalb ist es am besten, wenn die Bemühungen „von oben nach unten“ getragen werden – also vom Management gefördert und der Sinn der Einführung gegenüber den Abteilungen und Mitarbeitern vermittelt wird. Das trägt dazu bei, die Nutzung der Lösung zu fördern.
Legen Sie vor Projektstart deshalb unbedingt fest, was sie mit SAP BPC erreichen möchten. Denn es ist äußerst schwierig, ein Ziel zu treffen, das Ihre Mitarbeiter entweder nicht sehen können oder das sich ständig verändert. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Projektanforderungen und kritischen Erfolgsfaktoren.
Machen Sie sich eines klar: Die Einführung von SAP BPC erfordert fundiertes Know-how. Im Alleingang kommen Sie generell weder bei der Anbindung der unterschiedlichen Datenbanken noch der Datenintegration noch bei der Nutzung von SAP BPC weiter. Holen Sie sich ein solches Expertenwissen ins Haus. Die Investition lohnt sich langfristig.

CALEO ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Spezialisierung auf Enterprise Performance Management und Business Intelligence. CALEO bietet Ihnen das volle SAP-Portfolio für den Bereich Finance. All unsere Experten besitzen nicht nur ein tiefes Verständnis für Ihre Finanzprozesse, sondern unterstützen Sie auch durch unser fundiertes SAP-Knowhow im Kontext der Aufgabenstellung.
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Wir sind überzeugt, dass dieses Ziel nur von Beraterteams mit unterschiedlicher Ausbildung erreicht wird. Daher arbeiten bei CALEO neben Betriebswirten und Informatikern auch Mathematiker und Physiker. Vom ersten Tag bei CALEO durchlaufen alle Berater eine zielgerichtete und kontinuierliche Weiterbildung, um allen relevanten betriebswirtschaftlichen und technischen Fragestellungen gewachsen zu sein. Um unseren hohen Qualitätsstandard zu unterstreichen, legen alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Prüfung zum „zertifizierten SAP Consultant“ ab.
Bereits mit der Gründung von CALEO haben wir uns auf SAP-Software fokussiert, da wir von der Leistungsfähigkeit der Lösungen überzeugt sind. Damit wurden wir bereits wenige Jahre nach der Unternehmensgründung SAP-Partner und wenig später SAP-Silver-Partner. Seit 2019 ist CALEO SAP-Gold Partner.
Die Partnerschaft ermöglicht uns einen intensiven Austausch. CALEO ist in die Testphasen neuer Softwareprodukte eingebunden, um zu gewährleisten, dass wir immer auf dem neuesten Stand der Entwicklungen sind. Damit sind wir jederzeit in der Lage neueste Technologien und Funktionalitäten für die Umsetzung der Anforderungen unserer Kunden zu nutzen.
Ist Ihr Interesse an SAP Business Planning and Consolidation geweckt? Dann nehmen Sie telefonisch oder per Mail Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und den Nutzen von SAP BPC für Ihr Unternehmen. Bei einem ersten Gespräch oder einem Workshop skizzieren wir gerne Ihre individuellen Anforderungen und stellen Ihnen den Funktionsumfang von SAP BPC in einem unserer Demo-Systeme vor.